Beschaffung von Sondermaschinen – Gestalten Sie Ihr Lastenheft schneller und erfolgreicher

Mann schreibt auf Papier

Foto: Malek/Adobe Stock

Sie planen eine neue Produktion bzw. wollen die Vorhandene erweitern oder umstrukturieren? Hierzu sind womöglich neue (Sonder-)Maschinen und Anlagen nötig, die Sie nicht einfach so "von der Stange" bei einem Lieferanten kaufen können. Die Anforderungen sollten Sie in einem Lastenheft dokumentieren. Doch was ist bei dessen Erstellung zu beachten und wie lässt sich dieser Prozess verkürzen?

Was ist überhaupt ein Lastenheft und wieso brauchen Sie das?

Bei der Beschaffung von großen und komplexen Maschinen und Anlagen kommen Sie nicht umhin ein Lastenheft zu erstellen. In einem Lastenheft beschreibt der Kunde – der Auftraggeber – alle Anforderungen, die die zu liefernde Maschine oder Anlage leisten muss, um ein bestimmtes Produkt zu erzeugen. Auf Basis dieses Dokumentes erstellt der Lieferant – der Auftragnehmer – daraufhin ein Pflichtenheft. In diesem beschreibt er, wie er diese Anforderungen zu erfüllen plant. Beide Dokumente sind am Schluss Vertragsbestandteil und bilden eine rechtsverbindliche Grundlage. Das Lastenheft hilft Ihnen also dabei, nicht die Katze im Sack zu kaufen.

Beim Thema Lastenheft sträuben sich jedoch vielen die Nackenhaare. Seitenweise Anforderungen, die innerhalb kürzester Zeit zusammengetragen werden sollen. Denn die meisten Projekte sind ja bekannterweise etwas oder sehr zeitkritisch. Leitfäden zur Strukturierung eines Lastenheftes sind im Internet zu finden, aber mit unseren fünf Tipps kommen Sie schneller und zu einem inhaltlich besser ausgearbeitetem Lastenheft.

 

1. Beschreiben Sie keine Lösungen, sondern Anforderungen

Beschreiben Sie möglichst nur die Anforderungen an die Funktion der zu beschaffenden Anlage. Vielleicht haben Sie bereits einige gute Ideen zur Umsetzung, überlassen Sie dies idealerweise dem Lieferanten. Mit der konkreten Beschreibung einer Lösung schließen Sie Dienstleister von vornherein aus, die möglicherweise kostengünstiger, schneller oder sicherer sind. Mit einer sehr präzisen Vorstellung könnten Sie auch qualifizierte Lieferanten ausschließen, die Ihre Wunsch-Lösung so nicht umsetzen können. Unterscheiden Sie in Ihrem Lastenheft klar zwischen "Muss-Kriterien" und "Wunsch-Kriterien" und markieren Sie diese entsprechend. Sollten Sie bereits eine Lösung haben, können Sie diese als Wunsch-Kriterium aufführen.

2. Binden Sie den oder die Lieferanten so früh wie möglich ein

Die Erstellung eines Lastenheftes kann ein sehr aufwändiger und zeitintensiver Prozess sein, der in den meisten Fällen berechtigt ist. Denn nur ein ausgereiftes und umfassendes Lastenheft minimiert am Schluss das Risiko von Missverständnissen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer. Im schlimmsten Fall erhalten Sie eine Maschine oder Anlage, die den tatsächlichen Anforderungen nicht entspricht.

Um Missverständnissen vorzubeugen und den Prozess der Lastenhefterstellung voranzutreiben, ist es förderlich, den oder die Lieferanten – falls schon potenzielle Anbieter in Betracht kommen – so früh wie möglich in diesen Prozess einzubinden. In direkter Kommunikation und dem Austausch von Entwurfsversionen des Lastenheftes können die Anforderungen geklärt werden. Der Lieferant kann bereits vorab in die Machbarkeitsprüfung gehen. Auf der anderen Seite können Sie die Expertise des Lieferanten bereits abschöpfen und in das Lastenheft mit einfließen lassen. Durch zielführende Fragen und Anmerkungen erfahren Sie, auf welche Inhalte es ankommt und welche Informationen der Lieferant von Ihnen benötigt und können. Je früher alle technischen Anforderungen geklärt sind, desto eher kann die Vergabe stattfinden.

3. Don‘t Beat around the Bush!

Verwechseln Sie ein Lastenheft nicht mit einem Prosa-Aufsatz. Lieferanten möchten nicht seitenlange Texte mit Informationen lesen, die für Sie gar nicht relevant sind. Dafür hat niemand Zeit. Denken Sie über jede Information und jeden Satz zweimal nach, ob das für die Realisierung der Maschine oder Anlage tatsächlich hilfreich und notwendig ist. Hier hilft, wie bereits erwähnt, die frühe Einbindung des Lieferanten. Dieser wird Ihnen sicherlich mitteilen, ob diese Informationen nützlich sind oder nicht.

Versuchen Sie Ihre Anforderungen so präzise und klar wie möglich zu formulieren. Jeder der das Lastenheft durchliest, muss am Ende das gleiche Verständnis über die Anforderungen haben. Lassen Sie keinen Raum für Interpretationen.

4. Schreiben Sie das Lastenheft nicht im Alleingang

Binden Sie von Beginn an Experten aus verschiedenen Bereichen Ihres Unternehmens in die Lastenhefterstellung ein, beispielsweise die Fertigung, Produktentwicklung, Anlagenentwicklung oder das Qualitätsmanagement. Dadurch stellen Sie sicher, dass das Thema ganzheitlich betrachtet wird und wichtige Aspekte nicht unter den Tisch fallen.

Besonders in der Anfangsphase der Lastenhefterstellung macht es Sinn, sich regelmäßig als Team zu treffen und dabei gemeinsam die Anforderungen an die Maschine oder Anlage aus verschiedenen Funktionsbereichen abzuleiten. Diese Anforderungen können Sie dann selbst in das Lastenheft-Dokument einpflegen. Abschließend sollte jedoch jeder Verantwortliche aus den mitwirkenden Funktionsbereichen das Lastenheft nochmals durchlesen und prüfen.

5. Auch auf‘s Aussehen kommt es an

Vermeiden Sie das bloße Abtippen der Kriterien in Excel. Verwenden Sie lieber Word. Schauen Sie zu, dass das Lastenheft eine Struktur bekommt und in einzelne Kapitel aufgeteilt ist, beispielsweise in Produktinformationen, Terminplan oder technische Anforderungen. Versuchen Sie möglichst viel zu visualisieren, denn eine gute Struktur und Visualisierungen fördern das Verständnis des Lesers. Fügen Sie Skizzen, Prozesscharts oder Fotos aus der aktuellen Produktion, sofern hilfreich, ein.

 

Fazit

Um die Qualität eines Lastenheftes für Sondermaschinen und Anlagen zu gewährleisten, sollten Sie ausreichend Zeit einplanen. Sie können den Prozess beeinflussen, indem Sie sich inhaltlich auf das Wesentliche beziehen und potenzielle Lieferanten frühzeitig einbinden. Stellen Sie ein abteilungsübergreifendes Experten-Team zusammen, mit dem Sie die Anforderungen an die Maschine oder Anlage aus verschiedenen Bereichen regelmäßig besprechen. Mit dieser Herangehensweise im Hinterkopf können Sie die Ausschreibungszeit verkürzen und die Qualität Ihres Lastenheftes erhöhen.