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Offboarding –
ein Mitarbeiter "geht von Bord"

Ein Arbeitsverhältnis endet aus verschiedensten Gründen: Mitarbeiter orientieren sich um, ziehen weg oder ihre Lebenssituation ändert sich. Immer öfter resultieren Personalabgänge daraus, dass Mitarbeiter altersbedingt ausscheiden.

Betrachten Sie das Ausscheiden eines Mitarbeiters wertfrei – durchschnittlich bleibt ein Mitarbeiter nicht länger als sieben Jahre beim gleichen Arbeitgeber. Eine hohe Wechselbereitschaft ist vor allem bei Berufseinsteigern zu finden. Neue Kollegen bringen umgekehrt frischen Wind und neues Know-how in Ihr Unternehmen.

Für Unternehmen gilt an dieser Stelle: Nicht nur der erste Eindruck zählt, sondern auch der Letzte. Begleiten Sie das Ausscheiden eines Mitarbeiters durch ein professionelles Offboarding. Stellen Sie sicher, dass er keine zu große Lücke im Unternehmen hinterlässt und Ihnen kein wichtiges und umfangreiches Wissen verloren geht.

Der Austritt eines Kollegen bedeutet in erster Linie den Verlust einer Arbeitskraft. In diesem Zuge fallen für Sie als Personalabteilung entsprechende Aufgaben an. Definieren Sie deshalb analog zum Onboarding-Prozess auch für das Offboarding einen standardisierten Prozess mit effektiven und effizienten Tools.

Denken Sie heute schon an morgen und gehen Sie aktiv gegen Unsicherheitsfaktoren beim Austritt Ihrer Mitarbeiter vor. Wir unterstützen Sie dabei,

  • einen standardisierten Offboarding-Prozess zu definieren,

Altersstrukturanalyse/Demografieanalyse –
anstehende Ausscheidungswellen frühzeitig erkennen

Stehen bei Ihnen Ausscheidungswellen an? Wie sieht bei Ihnen die Altersstruktur in einzelnen Bereichen aus? Mit einer umfangreichen Analyse und Aufbereitung Ihrer Daten können Sie ableiten, in welchen Abteilungen beispielsweise wie viele altersbedingte Ausscheidungen anstehen.  

Betrachten Sie gemeinsam mit uns die aktuelle Verteilung der Altersgruppen in den einzelnen Unternehmensbereichen mit Hilfe einer Altersstrukturanalyse/ Demografieanalyse. Diesen Ist-Zustand projizieren wir auf die Zukunft und prognostizieren die Veränderungen der Altersstruktur über einen definierten Zeitraum. Ein gängiges Vorgehen zusätzlich zur rein zahlenmäßigen Betrachtung Ihrer Altersstruktur ist in persönlichen Kontakt mit Ihren Mitarbeitern und Führungskräften zu treten. Dabei fragen wir Zufriedenheit und Bedürfnisse ab. Die Ergebnisse lassen Rückschlüsse darauf zu, in welchem Unternehmensbereich wie viele Mitarbeiter zu welchem Zeitraum ausscheiden.

Damit Sie ein vollständiges Bild Ihrer aktuellen Situation erhalten und diese ganzheitlich einschätzen können, lassen wir nie vorhandene Rahmenbedingungen außer Acht.

Zum einen sind dies Ihre strategischen Ziele und Zukunftspläne: Ist Ihr Unternehmen auf Wachstumskurs? Wollen Sie neue Geschäftsfelder bedienen? Oder setzen Sie eher auf Konsolidierung?

Zum anderen müssen wir auch die externe Entwicklung der Bevölkerung an Ihren Standorten in unsere Bewertung mit einbeziehen. Steigt Ihr Personalbedarf, wandert aber insbesondere die jüngere Bevölkerung am Standort ab, verschärft das Ihre Situation.  

Vor dem Hintergrund der Altersstrukturanalyse/Demografieanalyse sowie der weiteren Betrachtungen können wir Aussagen tätigen, an welchen Stellen ein gezieltes Wissensmanagement bzw. konkrete Maßnahmen zur Wissenssicherung sinnvoll sind. Weitere Handlungsempfehlungen liegen beispielsweise in den Bereichen Gesundheitsmanagement, Arbeitsorganisation und Qualifizierung.

Identifizieren Sie besonders brisante Bereiche in Ihrem Unternehmen – damit Sie wissen, wie Sie am besten vorgehen können.

Wissenssicherung, Wissensmanagement und Nachfolgeplanung –
sichern Sie das Wissen Ihrer Key Player

Nicht jeder Mitarbeiter auf jeder Position nimmt mit seinem Ausscheiden unternehmensrelevantes Wissen mit. Bei Mitarbeitern in entsprechenden Schlüsselpositionen oder bei umfangreicheren Ausscheidungswellen ist die Gefahr jedoch groß, dass dem Unternehmen wertvolles Wissen unwiederbringlich verloren geht.

Gemeinsam identifizieren wir Schlüsselpositionen und Schlüsselpersonen (Key Player). Dabei greifen wir auf einen großen und praxisbewährten Methodenbaukasten zurück. Wir wählen geeignete Methoden zur Wissenssicherung aus und stellen bei Bedarf auch deren Umsetzung sicher. Exemplarisch können folgende Methoden bei Ihnen zum Einsatz kommen:

Wissenssicherung durch den ausscheidenden Mitarbeiter selbst

Die einfachste Möglichkeit, Wissen zu dokumentieren, ist es, den betroffenen Mitarbeiter selbst zu bitten, sein Wissen aufzuschreiben. Diese Methode hat jedoch ihre Grenzen. Nicht jeder Mitarbeiter ist motiviert, dies flächendeckend zu tun. Mancher findet nur schwer eine Antwort auf die Frage, welche Punkte für seine(n) Nachfolger interessant sind. Weiterhin ist nicht jede Art von Wissen niederschreibbar. Die Erfahrungen und Netzwerke, die ein Mitarbeiter in unterschiedlichen Situationen seines Berufslebens gesammelt hat, lassen sich nicht ohne weiteres sichtbar machen. Obwohl die Informationen mit dieser Methode nicht in Gänze erfasst werden können, bieten sie bereits eine gute Grundlage.

Mit vorgefertigten und angepassten Checklisten helfen wir Ihrem Mitarbeiter sein Wissen strukturiert und umfassend zu dokumentieren. Alternativ stellen wir Ihrem Mitarbeiter einen inhaltlichen Experten zur Seite, der ihn mit entsprechenden Fragetechniken bei seiner Aufgabe unterstützt.

Kontinuierliches und flächendeckendes Wissensmanagement

Eine ideale Wissensdokumentation in Leitfäden, Dokumentationen, Wikis oder Wissensdatenbanken erfordert ein kontinuierliches Aufschreiben, Sichern und Weitergeben des Wissens – und das bereits kurz nach Eintritt des Mitarbeiters. Von der Wissensdokumentation profitieren auch neue Mitarbeiter bei ihrer Einarbeitung. Starten Sie so früh wie möglich mit der Wissensdokumentation. Ein Einstieg ist aber auch zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit möglich und sinnvoll. Voraussetzung ist, dass der Mitarbeiter von der Sinnhaftigkeit und Relevanz dieser Maßnahme überzeugt ist, um ein konsequentes und kontinuierliches Umsetzen auch in stressigeren Zeiten sicherzustellen.

Sie profitieren von unserem umfangreichen Methodenbaukasten bei der Auswahl der für Sie geeignetsten Methode. Bei Bedarf unterstützen wir Sie bei der Recherche von Wissensdatenbanken und Wissensplattformen. Wir bringen Ihrem Mitarbeiter die neuen Anforderungen nahe, informieren über Anwendungsregelungen und legen damit den Grundstein für eine langfristige Umsetzung.

Wissenssicherung durch frühzeitige Nachfolgeplanung

Stellen Sie einem ausscheidenden Mitarbeiter frühzeitig seinen potenziellen Nachfolger zur Seite, wenn er eine wichtige Schlüsselperson ist oder eine wichtige Schlüsselposition inne hat. Nur so kann der zukünftige Positionsinhaber von seinem Vorgänger umfassend in die neuen Aufgaben eingearbeitet werden (Tandem). Voraussetzung ist, dass der ausscheidende Mitarbeiter den neuen Positionsinhaber akzeptiert und bereit ist, sein wertvolles Wissen zu teilen.

Wir helfen Ihnen dabei, den richtigen Nachfolger zu finden und unterstützen das Tandem mit Checklisten und regelmäßigen Coachings dabei, die Übergabe effektiv und effizient zu gestalten.

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Zögern Sie nicht uns zu kontaktieren.

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