Erfolgsfaktor Projektkommunikation – Sieben hilfreiche Tipps

Tafel mit den 7 W-Fragen

Planen Sie die Kommunikation in Ihren Projekten? Eine gut durchdachte und frühzeitige Projektkommunikation kann der entscheidende Faktor sein, ob Ihr Projekt zum Erfolg oder Misserfolg wird. Mit unseren sieben Tipps wappnen Sie sich gegen den Misserfolg!

Geeignete Kommunikationsmaßnahmen im Rahmen eines Projekts unterstützen Sie dabei, die Veränderungsbereitschaft und das Engagement Ihrer Mitarbeiter zu stärken und ein positives Gefühl gegenüber dem Neuen zu erzeugen. Schließlich wollen Ihre Stakeholder wissen, was wann passiert und was die Erwartungen an sie sind. Lassen Sie sich daher von den folgenden Tipps inspirieren, Ihr nächstes Projekt durch gezielte Kommunikationsmaßnahmen zu begleiten!

 

1. Starten Sie frühzeitig mit einer aktiven Kommunikation

Durch eine aktive Kommunikation steuern Sie, welche Botschaften und Informationen sich in Ihrem Unternehmen verbreiten. Ansonsten könnten Gerüchte und Flurfunk eine unkontrollierte Eigendynamik entwickeln und eine negative Stimmung verbreiten. Daher gilt: Je früher Sie aktiv die gewünschten Botschaften verbreiten, desto besser!  

2. Machen Sie sich einen Plan – und das zu Projektbeginn

Ein durchdachtes Kommunikationskonzept bildet die Basis Ihrer Projektkommunikation. Definieren und planen Sie Ihre Kommunikationsziele, -inhalte und -maßnahmen. Welche Kommunikationsmedien und -kanäle eignen sich für welche Zielgruppe? Gibt es bereits etablierte Medien? Etwa ein Intranet, ein schwarzes Brett oder eine Unternehmenszeitung bzw. Aktionen wie regelmäßige Informationsveranstaltungen, auf die Sie zurückgreifen können? Welche Themen sollen abhängig von der Projektphase veröffentlicht werden? Und welche Kommunikationswege sollen projektintern etabliert werden?

3. Orientieren Sie sich an der Zielgruppe

Nicht alle Stakeholder benötigen die gleiche Informationstiefe. So braucht ein Mitglied des Topmanagements in vielen Fällen eher Überblickswissen und weniger Detailinformationen wie der Fachbereich, der direkt betroffen ist. Bündeln Sie daher Ihre Stakeholder im Rahmen einer Stakeholder-Analyse zu verschiedenen Gruppen und passen Sie Ihre Kommunikation an die einzelnen Stakeholder-Gruppen an – sei es im Detaillierungsgrad der Informationen oder in der Wahl des Kommunikationsmediums. Und vor allem: Vermeiden Sie Fachbegriffe, die die jeweilige Zielgruppe nicht versteht!  

4. Seien Sie ehrlich

Auch wenn es schwierig ist, negative Botschaften oder Problempunkte anzusprechen, seien Sie ehrlich in Ihrer Kommunikation und nennen Sie Probleme beim Namen. Ein Beschönigen von Tatsachen hilft Ihnen auf Dauer nicht, sondern reduziert Ihre Glaubwürdigkeit. Das frühzeitige Ansprechen von Problematiken eröffnet Ihnen dagegen den Weg zur gemeinsamen Lösungsfindung.

5. Kommunizieren Sie den Nutzen Ihres Projekts

Was haben Ihre Stakeholder von dem Projekt? Welche Vorteile ergeben sich für jeden Einzelnen von Ihnen bzw. für Ihre Organisation als Ganzes? Menschen neigen dazu, ihr Verhalten am persönlichen Nutzen auszurichten. Kennen Ihre Stakeholder die Vorteile des Projekts, steigert sich deren Akzeptanz, Veränderungsbereitschaft und Commitment.  

6. Halten Sie Ihre Stakeholder auf dem Laufenden

Was passiert aktuell im Projekt und was sind die nächsten Schritte? Wurden bereits Zwischenziele erreicht? Oder gibt es organisatorische Veränderungen im Projekt? Veröffentlichen Sie während des gesamten Projektverlaufs aktuelle Neuigkeiten, damit sich Ihre Stakeholder informiert fühlen. Sie stärken hierdurch Vertrauen und erhöhen die Glaubwürdigkeit.  

7. Holen Sie Feedback ein

Was halten Ihre Stakeholder vom Projekt? Haben sie bestimmte Erwartungen? Was sind etwaige Vorbehalte oder Ängste? Indem Sie Ihre Stakeholder um Rückmeldung bitten, anstatt ihnen die Entscheidungen der Projektverantwortlichen nur mitzuteilen, binden Sie diese aktiv in Ihr Projekt ein. Wie wäre es beispielsweise mit einem Gewinnspiel, als Ansporn an einer Umfrage mitzumachen? Die Rückmeldungen können schließlich auch für Sie interessante Vorschläge und inspirierende Ideen erhalten.

 

Und? Wie gehen Sie nun in Ihrem nächsten Projekt mit Ihren Botschaften um?

Auch wenn Kommunikation natürlich nicht der alleinige Grund für ein Projekterfolg ist, ist sie doch ein zentraler Erfolgsfaktor. Denken Sie daher bei Ihrem nächsten Projekt doch an den ein oder anderen Tipp und setzen Sie ihn in der Praxis um!